Sekretär/in des Chefarztes oder der Chefärztin der Abteilung für allgemeine Pädiatrie - 90%

Anforderungen der Stelle • Berufe : • Medizinische/r Koordinationssekretär/in in der Klinik (m/w/d) • Mind. Erfahrung : • 3 bis 5 Jahre • Diplome : • Matura / Berufsmatura • + 1 Diplom • Kompetenzen : • Englisch • Französisch • Orte : • Genf • Bedingungen : • Permanent • Gehalt nicht angegeben • Vollzeit Anforderungen der Stelle • Berufe : • Medizinische/r Koordinationssekretär/in in der Klinik (m/w/d) • Mind. Erfahrung : • 3 bis 5 Jahre • Diplome : • Matura / Berufsmatura • + 1 Diplom • Kompetenzen : • Englisch • Französisch • Orte : • Genf • Bedingungen : • Permanent • Gehalt nicht angegeben • Vollzeit Das Unternehmen : HUG ## Mit über 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken. Die Stelle ist dem Departement für Frau, Kind und Jugendliche unterstellt, dessen Aufgabe es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Phase ihres Lebens angepasste Versorgung sowie die gesundheitlichen Probleme der Neugeborenen, Kinder und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu behandeln. Es arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren. Die Abteilung für allgemeine Pädiatrie kümmert sich um die gesundheitlichen Probleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen bis zum Ende ihres Wachstums und trägt zur Erhaltung der Gesundheit bei. Darüber hinaus stellt sie die Koordination und die postgraduale Ausbildung der Kinderärzte sicher. Mehr Infos über HUG Stellenbeschreibung ## Innerhalb der Abteilung für allgemeine Pädiatrie unterstützen Sie den oder die Chefarzt/Chefärztin bei der administrativen Verwaltung und Organisation der Abteilung in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufszweigen sicherstellen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie den elektronischen Terminkalender des oder der Chefarztes/der Chefärztin verwalten. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen. Sie verwalten die Korrespondenz autonom. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Antwortvorschläge zu unterbreiten. Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten eigenständig und erfolgreich durch, wie etwa die Dienstplanung (VRH) der Oberärzte, der Klinikchefs/-chefinnen und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Geldern, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des der Abteilung und der Forschung zugewiesenen Budgets. Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, logistische Aufgaben aus dem Sekretariatsalltag zu erledigen, wie Bestellungen, Einstellungsanträge, Spesenrückerstattungen und Fortbildungsanträge. Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Und im Allgemeinen macht Ihr Dienstleistungsbewusstsein Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen tätig zu sein. Profilbeschreibung ## Sie verfügen über ein Diplom einer Handelsschule und eine höhere administrative Ausbildung auf dem Niveau des eidgenössischen Fachausweises als Assistent/in der Geschäftsleitung. Sie verfügen über eine erfolgreiche, 3-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Chefsekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Da die Patientenschaft sowohl ansässig als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil. Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web sowie sehr gute Kenntnisse der Software VRH. Die Beherrschung der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein nicht unerheblicher Vorteil. Stressresistent, sind Sie eine sehr organisierte Person und haben ein ausgezeichnetes Prioritätenbewusstsein. Sie sind flexibel, fähig, sich an verschiedene Arbeitsumgebungen anzupassen, und gewährleisten die effektive Koordination medizinischer Aktivitäten über Ihr Sekretariat. Méticuleux oder méticuleuse (Gewissenhaft/Gewissenhaft), sind Sie daran gewöhnt, vertrauliche Informationen mit größter Diskretion zu behandeln. Schließlich besitzen Sie einen starken Teamgeist und tragen aktiv zum kollektiven Erfolg bei.