Assistant(e) de direction

Aperçu :

L'Assistant(e) de direction chez Auterion travaillera en étroite collaboration avec notre CEO et l'ensemble de l'équipe de direction (Executive Leadership Team). Votre attention aux détails, vos excellentes compétences en communication et votre capacité à anticiper activement les besoins de notre équipe de direction seront essentielles à notre succès. Au quotidien, vous gérerez le calendrier du CEO, organiserez des événements et assisterez le Chief of Staff quotidiennement sur de multiples tâches. Vous serez responsable de l'emploi du temps de notre CEO. Cela inclura la coordination des réunions et des déplacements, la gestion d'informations confidentielles, tout en agissant comme liaison entre le CEO, le CoS et divers parties prenantes. De plus, vous serez responsable de veiller à ce que les opérations quotidiennes au sein de l'entreprise soient effectuées en temps voulu.

Responsabilités et fonctions :

Gérer de manière proactive l'emploi du temps complexe du CEO, y compris la planification des réunions, des rendez-vous, des voyages et des appels, afin de permettre à la direction de se concentrer sur les objectifs stratégiques

Organiser les itinéraires de voyage nationaux et internationaux, y compris les vols, les hébergements, le transport, les visas et les réunions

Organiser et coordonner les réunions, y compris la préparation de l'ordre du jour et des documents de réunion

Fournir un soutien administratif, tel que la gestion des notes de frais, les rapports, les factures, etc.

Collaborer de manière interfonctionnelle avec les équipes pour assurer une livraison de projet fluide et l'alignement avec les priorités de la direction, ainsi que pour les événements d'équipe

Travailler sur des tâches à fort impact qui nécessitent une grande attention aux détails, de la recherche et des compétences en résolution de problèmes

Manipuler des informations sensibles de l'entreprise avec le plus haut niveau d'intégrité et de confidentialité

Identifier les opportunités d'amélioration des processus et des opérations qui peuvent aider les dirigeants à gérer leur temps plus efficacement et l'entreprise à fonctionner plus sereinement

Travailler de manière autonome sur plusieurs fuseaux horaires, en gérant de multiples tâches

Qualifications et compétences :

3+ ans d'expérience dans le soutien d'une équipe de direction de haut niveau

Excellentes compétences en communication écrite et verbale

Expérience avérée de travail pour une start-up/scale-up à rythme soutenu, idéalement dans la tech

Expérience préalable en gestion de calendriers complexes, incluant la planification de réunions, de rendez-vous et d'événements sur différents fuseaux horaires

Volonté de se dépasser et de faire preuve de flexibilité dans les horaires de travail si nécessaire

Vous êtes adaptable, avec la capacité de gérer de multiples tâches dans un environnement en mutation rapide

Capacité à anticiper les besoins des dirigeants et à travailler de manière autonome

Maîtrise des outils technologiques modernes (ex: Google Workspace, Slack, etc.)

Anglais courant

La maîtrise de l'allemand est un plus

La citoyenneté CH / EU / US est requise

Volonté de voyager occasionnellement

Avantages

Horaires de travail flexibles et lieu de travail hybride

Stock Options

Congés généreux

Plan de retraite

Parking pour voitures (bureau de Zurich)

Congé maternité et paternité amélioré

Soutien à la santé mentale et au bien-être

Opportunités d'apprentissage et de développement

Événements d'équipe réguliers

A propos d'Auterion

Nous construisons la plateforme logicielle leader pour les systèmes autonomes alimentés par l'IA destinés aux clients entreprises et gouvernementaux. Notre équipe soutient les missions les plus importantes et résout les problèmes les plus complexes.

Chez Auterion, nous réunissons les esprits les plus brillants qui aiment résoudre les problèmes les plus difficiles. Rejoignez une équipe dynamique fondée sur l'innovation, l'ouverture et l'excellence, où vous serez habilité à développer des idées, à collaborer à tous les niveaux et à avoir un impact qui compte.