Event Manager

Compiti:

• Pianificazione e coordinamento degli eventi
• Gestione della pianificazione e dell'esecuzione operativa di eventi di associazioni fino al completamento.
• Creazione di calendari, elenchi di compiti, flussi di produzione e piani di impiego per gli eventi.
• Coordinamento dei luoghi degli eventi, attrezzature, sistemi di registrazione, personale, volontari, fornitori e logistica degli eventi.
• Garanzia dell'esecuzione degli eventi nel rispetto dei tempi, del budget e degli standard dell'associazione.
• Creazione di briefing degli eventi, checklist, piani di sala, piani di svolgimento e rapporti di follow-up.
• Coordinamento con il responsabile dei volontari per l'assistenza ai volontari durante il giorno dell'evento.

Gestione di eventi sportivi e di competizione

• Supporto nell'organizzazione di gare ufficiali di cheerleading e campionati.
• Coordinamento con comitati tecnici, giudici, squadre di valutazione, allenatori e club.
• Garanzia che l'evento sia conforme alle regole di gara, agli standard di sicurezza e alle linee guida dell'associazione.
• Gestione del flusso dell'evento, compreso il calendario, il check-in, le aree di riscaldamento, lo svolgimento delle esibizioni e la cerimonia di premiazione.
• Supporto alla comunicazione chiara con i club partecipanti prima, durante e dopo gli eventi.
• Collaborazione con il dipartimento finanziario dell'associazione per creare e gestire i budget degli eventi.
• Registrazione dei costi degli eventi, fatture dei fornitori, tasse di partecipazione e entrate relative agli eventi.
• Supporto alla creazione di rapporti finanziari e analisi di follow-up.
• Negoziazione con i luoghi degli eventi, i fornitori e i prestatori di servizi per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.
• Negoziazione con i fornitori e i prestatori di servizi per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.
• Gestione dei registri, dei contratti, delle autorizzazioni, dei documenti di assicurazione e degli atti di esercizio.
• Costruzione di relazioni positive con i club membri e i partner esterni.
• Garanzia che tutti gli impiegati degli eventi e i volontari conoscano i loro ruoli, responsabilità e calendari.
• Promozione di un'atmosfera di evento professionale e accogliente per gli atleti, le famiglie, gli allenatori, i giudici e tutti i partecipanti.
• Coordinamento delle informazioni sugli eventi con il team di comunicazione dell'associazione o il responsabile.
• Preparazione di informazioni pratiche sugli eventi per i club, i partecipanti, gli spettatori e i partner.
• Supporto alla promozione degli eventi, alla vendita dei biglietti, alla registrazione, alla segnaletica e alla comunicazione.
• Supporto alla promozione degli eventi, alla vendita dei biglietti, alla registrazione, alla segnaletica e alla comunicazione sul posto.
• Garanzia che i materiali degli eventi siano corretti, aggiornati e coerenti con il branding dell'associazione.
• Supporto alla presenza degli sponsor e all'attivazione dei partner durante gli eventi.
• Garanzia che gli eventi soddisfino i requisiti di salute, sicurezza, protezione e gestione dei rischi.
• Coordinamento dei piani di emergenza, dell'assistenza medica, delle misure di sicurezza sul posto e della segnalazione degli incidenti con l'autorità competente.
• Supporto all'attuazione di misure per la protezione e il benessere degli atleti durante tutti gli eventi.
• Rilevamento precoce dei rischi e sviluppo di piani di riduzione dei rischi adeguati.
• Garanzia di un ambiente di evento inclusivo, rispettoso e sicuro per tutti i partecipanti.
• Esecuzione di colloqui di follow-up con i principali partecipanti.
• Creazione di rapporti che riassumono i numeri di partecipanti, le finanze, i successi, le sfide e le raccomandazioni.
• Miglioramento continuo dei sistemi di eventi, dei modelli, delle liste dei fornitori e dei flussi di lavoro.

Requisiti:

• Buone conoscenze di inglese.
• I candidati devono disporre di un permesso di lavoro per la Svizzera.
• Esperienza nella pianificazione degli eventi, nella gestione degli eventi sportivi, nella coordinazione dei progetti o nel settore operativo.
• Capacità organizzativa sviluppata e capacità di rispettare più scadenze contemporaneamente.
• Eccellenti capacità di comunicazione e gestione degli stakeholder.
• Capacità di lavorare in modo indipendente e di coordinarsi con comitati, volontari e membri del consiglio di amministrazione.
• Consapevolezza del budget e conoscenze di base nella gestione finanziaria.
• Calma e orientamento alle soluzioni anche sotto pressione, in particolare durante gli eventi live.
• Alta precisione.
• Uso sicuro degli strumenti digitali comuni come e-mail, fogli di calcolo, condivisione di reti e piattaforme di registrazione.
• Disponibilità a lavorare alcune sere, fine settimana e giorni di evento.

Qualifiche preferite:

• Esperienza nel cheerleading, ginnastica, danza, lavoro associativo o sport giovanile.
• Conoscenze delle strutture sportive svizzere, dei sistemi di club e dell'ambiente di evento multilingue.
• Esperienza nella gestione dei volontari e dei fornitori.
• Familiarità con gli standard per la protezione dei minori e il benessere degli atleti nel settore degli eventi.
• Conoscenze di francese e/o italiano; altre lingue nazionali svizzere sono un vantaggio.

Caratteristiche personali:

• Appassionato dello sport e dei suoi benefici per i giovani e le comunità.
• Professionale, affidabile e proattivo.
• Molto organizzato e orientato ai dettagli.
• Cooperativo e rispettoso nel trattare con i volontari, i club, gli atleti e gli ufficiali.
• In grado di rimanere calmo e prendere decisioni anche in situazioni caotiche.
• Impegnato nel benessere degli atleti.