Assistente Amministrativo

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Per il nostro Commercial Department, siamo alla ricerca di una figura altamente organizzata, proattiva e orientata al servizio:

Assistente Amministrativo (full-time, permanente)

RUOLO

• Gestire complessi accordi di viaggio internazionali, coordinando itinerari e ottimizzando le programmazioni in linea con le agende dei colleghi
• Coordinare le domande di visto e altri requisiti amministrativi relativi ai viaggi, assicurando che tutta la documentazione necessaria sia preparata e inviata tempestivamente
• Coordinare le visite in loco per clienti e potenziali clienti, garantendo una logistica senza interruzioni, inclusi agende, sale riunioni, alloggio, trasporti e prenotazioni di ristoranti
• Garantire un'esperienza per i visitatori fluida e professionale dall'arrivo alla partenza
• Gestire i calendari in autonomia, coordinando le programmazioni, dando priorità alle richieste e anticipando potenziali conflitti
• Organizzare riunioni interne ed esterne, conferenze telefoniche e workshop
• Preparare le agende delle riunioni, coordinare i materiali richiesti e supportare le azioni di follow-up
• Preparare e riconciliare i rapporti di viaggio e di spesa in modo accurato e tempestivo
• Fornire supporto amministrativo quotidiano a più team
• Gestire le richieste di acquisto e le fatture
• Preparare documenti, presentazioni e rapporti utilizzando gli strumenti Microsoft Office
• Mantenere registri accurati e garantire un'efficace organizzazione dei documenti

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PROFILO

• Comprovata esperienza come Assistente Amministrativo a supporto di più team o stakeholder, idealmente in un ambiente internazionale
• Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo, con forte attenzione ai dettagli e capacità di gestire più priorità
• Proattivo e orientato al servizio, con la capacità di anticipare le necessità, assumersi la responsabilità e lavorare in autonomia
• Forti capacità comunicative e interpersonali, con un comportamento professionale
• Flessibile e adattabile, con la capacità di rimanere calmo ed efficace in un ambiente dinamico
• Elevato livello di riservatezza, discrezione e affidabilità
• Mentalità pratica e orientata alla soluzione con forte iniziativa
• Ottima padronanza della Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word e PowerPoint)
• L'esperienza con SAP è un vantaggio
• La conoscenza dell'etichetta aziendale e delle migliori pratiche di ospitalità è un plus
• Fluente in francese e inglese; qualsiasi lingua aggiuntiva è un valore aggiunto
• Attitudine positiva e forte spirito di squadra

UNISCITI A NOI!

• Il nostro successo deriva dai nostri dipendenti altamente qualificati e talentuosi
• L'imprenditorialità rispettosa e una visione a lungo termine sono la chiave del nostro successo
• Le nostre persone contribuiscono a un mondo più sicuro
• La diversità a tutti i livelli della nostra organizzazione è un punto di forza