Assistente Amministrativo

Per il nostro Commercial Department, siamo alla ricerca di una figura altamente organizzata, proattiva e orientata al servizio:

Assistente Amministrativo (full-time, permanente)

RUOOLO

• Gestire complessi viaggi internazionali, coordinando gli itinerari e ottimizzando le pianificazioni in linea con le agende dei colleghi
• Coordinare le richieste di visto e altri requisiti amministrativi relativi ai viaggi, assicurando che tutta la documentazione necessaria sia preparata e presentata tempestivamente
• Coordinare le visite in loco per clienti e potenziali clienti, garantendo una logistica senza interruzioni, inclusi agende, sale riunioni, alloggio, trasporti e prenotazioni di ristoranti
• Garantire un'esperienza per i visitatori fluida e professionale dall'arrivo alla partenza
• Gestire i calendari in autonomia, coordinando le pianificazioni, dando priorità alle richieste e anticipando potenziali conflitti
• Organizzare riunioni interne ed esterne, conference call e workshop
• Preparare le agende delle riunioni, coordinare i materiali richiesti e supportare le azioni di follow-up
• Preparare e riconciliare i report di viaggio e di spesa in modo accurato e tempestivo
• Fornire supporto amministrativo quotidiano a più team
• Gestire richieste di acquisto e fatture
• Preparare documenti, presentazioni e report utilizzando gli strumenti Microsoft Office
• Mantenere registri accurati e garantire un'efficace organizzazione dei documenti