Sekretär/in des Chefarztes oder der Chefärztin der allgemeinen Pädiatrie - 90%

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken. Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent unterstellt, dessen Aufgabe es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse von Frauen in jeder Phase ihres Lebens angepasste Versorgung zu bieten sowie die gesundheitlichen Probleme der Neugeborenen, Kinder und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu adressieren. Es arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren. Die Abteilung für allgemeine Pädiatrie kümmert sich um die gesundheitlichen Probleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen bis zum Ende ihres Wachstums und trägt zur Erhaltung der Gesundheit bei. Darüber hinaus stellt sie die Koordination und die postgraduale Ausbildung der Kinderärzte sicher. Sekretär/in des Chefarztes oder der Chefärztin der allgemeinen Pädiatrie - 90% Innerhalb der Abteilung für allgemeine Pädiatrie unterstützen Sie den/die Chefarzt/Chefärztin bei der Verwaltung und der administrativen Organisation der Abteilung in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Fachbereichen sicherstellen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie die elektronische Agenda des/der Chefarztes/Chefärztin verwalten. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen. Sie verwalten die Korrespondenz auf eine Weise... Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Antwortentwürfe vorzulegen. Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Aktivitäten eigenständig und erfolgreich durch, wie zum Beispiel die Verwaltung der Dienstpläne (VRH) der Oberärzte, der Klinikleiter/innen und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Fonds, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des der Abteilung und der Forschung zugewiesenen Budgets. Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, logistische Aufgaben des Sekretariats zu erledigen, wie Bestellungen, Einstellungsanträge, Spesenabrechnungen und Fortbildungsanträge. Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen im medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Und im Allgemeinen macht Ihr Sinn für Service Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten. Qualifikationen Sie verfügen über einen Abschluss einer Höheren Fachschule für Handel (École supérieure de commerce) und eine höhere administrative Ausbildung auf Niveau des eidgenössischen Fachausweises als Assistent/in Direktion. Sie verfügen über 3 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Direktionssekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Da die Patientenschaft sowohl ansässig als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung des Französischen in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil. Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung für Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web und sehr gute Kenntnisse der Software VRH. Die Beherrschung der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein nicht unerheblicher Vorteil. Stressresistent, sind Sie eine sehr organisierte Person mit einem ausgezeichneten Prioritätensinn. Sie sind flexibel, anpassungsfähig an verschiedene Arbeitsumgebungen und gewährleisten die effiziente Koordination medizinischer Aktivitäten über Ihr Sekretariat. Gewissenhaft sind Sie daran gewöhnt, vertrauliche Informationen mit größter Diskretion zu behandeln. Schließlich besitzen Sie einen starken Teamgeist und tragen aktiv zum kollektiven Erfolg bei. Zusätzliche Informationen Stellenantritt: Anzahl der Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 90%, Anwesenheit von Montag bis Freitag Funktionsklasse: 13 Vertrag: CDD für 12 Monate, verlängerbar Bewerbungsfrist: Auskunft: Mme Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, E-Mail schreiben (< >) Anforderung der Stellenbeschreibung: M. C. Clerc, RH adjointe, E-Mail schreiben (< >) Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Mit dem Ziel, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen. Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet. jpid38c1c16jm jpit0835jm jpiy26jm