Event Administration Manager

Postulez via ce lien : https://jobs.world.luccasoftware.com/isu-org-careers/event-administration-manager-fe62f90b-0100-43a7-b254-6c1623d3ff66 Le Rôle L'Event Administration Manager dirige la gouvernance administrative et le cadre de gestion de l'information pour l'ensemble du cycle de vie des événements de l'ISU - de l'intention à l'appel d'offres et à la sélection de l'hôte, en passant par la planification, la production, la réalisation, la clôture financière et le transfert de connaissances. Sous la responsabilité du Chief of Events, le rôle soutient le Chief of Events et l'équipe Events au sens large en veillant à ce que les processus, les approbations, les enregistrements, les rapports et les outils de gestion d'événements soient complets, à jour, traçables et livrés selon les étapes requises. Le rôle sert de propriétaire opérationnel des systèmes administratifs et de la mémoire institutionnelle de l'équipe Events. Il ne remplace pas la responsabilité de l'Event Manager pour les événements assignés ; il fournit la structure, les contrôles et la coordination interfonctionnelle qui permettent aux Event Managers, aux Local Organizing Committees (LOCs), aux Membres de l'ISU et aux équipes internes de planifier et de réaliser des événements de manière cohérente. Responsabilités Clés Appel d'offres et attribution des événements • Diriger l'administration du calendrier pluriannuel d'appels d'offres pour les événements, y compris les communications d'intention de soumissionner, les échéances, la documentation et le suivi avec les Membres de l'ISU. • Maintenir un pipeline complet de soumissionnaires et d'hôtes potentiels, incluant les expressions d'intérêt, les discussions d'accueil pluriannuelles, l'historique des réunions, les questions en suspens, les documents soumis, les décisions et les prochaines actions. • Coordonner l'émission et la réception de tous les documents d'appel d'offres, enregistrer quels Membres ont reçu chaque document, suivre l'exhaustivité des soumissions et gérer les clarifications et les comptes rendus de réunion. • Clôturer chaque cycle d'appel d'offres par des contrôles de complétude formels et préparer des rapports d'état précis pour le Chief of Events, la direction et le Conseil. • Coordonner la revue administrative structurée des soumissions d'offres, consolider les éléments d'évaluation et les preuves justificatives, et préparer les documents prêts pour la décision concernant les recommandations d'attribution des événements. • Administrer les communications d'attribution aux soumissionnaires retenus et non retenus, en veillant à ce que les résultats, les commentaires et les justifications pertinentes soient documentés pour les futurs cycles d'appels d'offres. Gouvernance de la planification des événements et reporting de portefeuille • Établir et gérer le passage de relais administratif de l'attribution de l'événement à l'Event Manager assigné et confirmer que l'espace de travail de l'événement, les documents de référence, les jalons, les étapes de validation (stage gates) et les registres de décision sont en place. • Assurer l'utilisation cohérente et l'administration du planificateur de projet d'événement ISU, du registre des jalons, du plan d'événement, des exigences, du budget, de la billetterie et des autres documents de planification essentiels pour l'ensemble du portefeuille d'événements. • Surveiller les échéances, les dépendances, les approbations, les risques et les informations manquantes au niveau du portefeuille ; faire remonter les lacunes et les actions en retard au Chief of Events et à l'Event Manager concerné. • Coordonner avec l'ISU Office Strategic Manager et d'autres parties prenantes internes pour maintenir l'exactitude et l'actualité du reporting des événements, des tableaux de bord, des mises à jour de la direction et des documents destinés au Conseil. • Préparer les ordres du jour des réunions, les registres de décisions, les suivis d'actions, les procès-verbaux, les communications de suivi et les rapports d'état consolidés selon les besoins. Systèmes, enregistrements et gestion de l'information • Être le responsable de l'architecture de l'information SharePoint de l'équipe Events et des normes de contrôle documentaire pour chaque événement, en assurant un classement, un nommage, un contrôle de version, un accès et une conservation appropriés. • Maintenir l'alignement et l'intégrité des données entre SharePoint, Smartsheet, Excel, Word, Power BI et tout autre outil de gestion d'événements ou de reporting approuvé. • Développer et maintenir une relation structurée et un historique des enregistrements pour les Membres soumissionnaires et hôtes, créant un registre institutionnel fiable comparable à un CRM pour l'activité d'accueil d'événements. • Définir des modèles, des registres, des listes de contrôle et des procédures opérationnelles standard qui améliorent la cohérence, la transparence et l'efficacité tout au long du cycle de vie de l'événement. • Agir en tant que super-utilisateur administratif pour les outils de gestion d'événements et soutenir les Event Managers et les membres de l'équipe dans leur utilisation correcte. Coordination financière, contractuelle et des approbations • Coordonner le processus administratif pour les dépenses d'événements financées centralement, y compris le développement et la maintenance des SOPs, des circuits d'approbation, des enregistrements justificatifs et des pistes d'audit. • Travailler avec la Finance et les Event Managers pour suivre l'approbation du budget de base de l'événement, les mises à jour ultérieures, les engagements, les factures, le reporting de la billetterie et des revenus, ainsi que la clôture finale de l'événement. • Tenir à jour les registres d'approbation et s'assurer que les soumissions financières requises sont complètes et fournies conformément au calendrier des jalons et des étapes de validation. • Coordonner avec le service Juridique et les responsables métier concern