Sekretär/in der/des Chefarzt/Ärztin der Abteilung für Allgemeinpädiatrie - 90%

Innerhalb der Abteilung für Allgemeinpädiatrie unterstützen Sie die/den leitende/n Arzt/Ärztin bei der administrativen Verwaltung und Organisation der Abteilung in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Fachbereichen sicherstellen. Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie die elektronische Agenda der/des leitenden/n Arzt/Ärztin verwalten. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen. Sie führen die Korrespondenz selbstständig. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Antwortvorschläge zu unterbreiten. Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten eigenständig und erfolgreich aus, wie z. B. die Dienstplangestaltung (VRH) der Oberärzte, der klinischen Leiter/innen und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Mitteln, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des der Abteilung und der Forschung zugewiesenen Budgets. Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, logistische Aufgaben aus dem Sekretariatsalltag zu erledigen, wie Bestellungen, Einstellungsanträge, Spesenrückerstattungen und Weiterbildungsanträge. Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen aus dem medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Allgemeiner gesagt macht Ihr Sinn für Service Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten. Sie verfügen über ein Diplom einer Handelsschule und eine höhere administrative Ausbildung auf dem Niveau eines eidgenössischen Fachausweises als/als Assistent/in der Direktion. Sie verfügen über eine erfolgreiche 3-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Direktionssekretariat, idealerweise im medizinischen Umfeld oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Da die Patientenschaft sowohl ansässig als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung des Französischen in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil. Sie besitzen das ECDL Advanced Zertifikat in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web sowie sehr gute Kenntnisse der Software VRH. Die Beherrschung der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein nicht unerheblicher Vorteil. Stressresistent, sind Sie eine sehr organisierte Person mit einem ausgezeichneten Prioritätensinn. Sie sind flexibel, fähig, sich an verschiedene Arbeitsumgebungen anzupassen, und gewährleisten die effiziente Koordination medizinischer Aktivitäten über Ihr Sekretariat. Gewissenhaft sind Sie daran gewöhnt, vertrauliche Informationen mit größter Diskretion zu behandeln. Schließlich besitzen Sie einen starken Teamgeist und tragen aktiv zum kollektiven Erfolg bei. Eintritt: 01.11.2026 Anzahl Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 90%, Präsenz von Montag bis Freitag Funktionsklasse: 13 Vertrag: CDD für 12 Monate, verlängerbar Bewerbungsfrist: 14.09.2026 Auskünfte: Mme V. Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, virginia.lopezsanchez@hug.ch Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjointe, cedric.clerc@hug.ch Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Um einen Beitrag zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu leisten, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen. Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet. Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken. Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent unterstellt, dessen Aufgabe es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Lebensphase angepasste Versorgung sowie die Gesundheitsprobleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu gewährleisten. Er arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren. Die Abteilung für Allgemeinpädiatrie kümmert sich um die Gesundheitsprobleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen bis zum Ende ihres Wachstums und trägt zur Erhaltung der Gesundheit bei. Sie übernimmt zudem die Koordination und die postgraduale Ausbildung der Kinderärztinnen und Kinderärzte.