Segretario/a del medico capo o capo servizio di pediatria generale - 90%

All'interno del servizio di pediatria generale, assisterete il/la medico capo servizio nella gestione e nell'organizzazione amministrativa del servizio, nei campi clinico, accademico e della ricerca, assicurando l'interfaccia tra i diversi settori professionali. Organizzerete gli appuntamenti, le sedute e i seminari, gestendo l'agenda elettronica del/della medico capo servizio. Preparerete le cartelle, redigerete i verbali delle sedute e coordinerete il seguito delle decisioni prese. Gestirete la corrispondenza in modo autonomo. La vostra capacità di auto-iniziativa vi permetterà di analizzare le situazioni al fine di sottoporre progetti di risposta. Pur rispondendo alle diverse sollecitazioni, porterete a termine e in modo autonomo le attività amministrative legate alla vostra funzione, quali la gestione degli orari (VRH) dei medici cadres, dei capi clinici e dei medici interni, la gestione amministrativa dei fondi privati o facoltari, l'organizzazione di congressi e colloqui del corpo medico, il monitoraggio del budget allocato al servizio e alla ricerca. La vostra proattività vi permetterà di eseguire i compiti logistici derivanti dalla vita di una segreteria, come gli ordini, le richieste di assunzione, di rimborso spese e di formazione. All'interno del team, svilupperete un legame di prossimità con i vostri colleghi segretari medici e assicurerete la continuità del servizio durante le assenze. E più generalmente, il vostro senso del servizio vi rende una persona agile, pronta a mettere la vostra polivalenza al servizio dell'istituzione per operare in diversi servizi in funzione delle necessità. Siete in possesso di un diploma di scuola superiore di commercio e di una formazione amministrativa superiore di tipo attestato federale di assistente di direzione. Disponete di un'esperienza di 3 anni in una posizione simile in una segreteria di direzione, idealmente in ambito medico o della sanità pubblica. La terminologia medica vi è facilmente comprensibile. Poiché la clientela è residente e internazionale, avete una perfetta padronanza del francese sia orale che scritto e una comprovata capacità di redazione. Possedete inoltre ottime conoscenze scritte e orali dell'inglese (C1). La conoscenza di una terza lingua è un ulteriore vantaggio. Possedete la certificazione ECDL Advanced su Word, Excel, Powerpoint, Outlook e/o Web e una molto buona conoscenza del software VRH. La padronanza dei software in uso presso gli HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO e Winscribe) è un vantaggio non trascurabile. Resistenti allo stress, siete una persona molto organizzata e avete un eccellente senso delle priorità. Siete flessibili e capaci di adattarvi a diversi ambienti di lavoro e assicurate il coordinamento efficace delle attività mediche tramite la vostra segreteria. Meticolosi/e, siete abituati/e a gestire informazioni riservate con la massima discrezione. Infine, possedete un forte spirito di squadra e contribuite attivamente al successo collettivo. Entrata in funzione: 01.11.2026 Numero di posti: 1 Tasso di attività: 90%, presenza dal lunedì al venerdì Classe di funzione: 13 Contratto: CDD di 12 mesi, rinnovabile Termine di candidatura: 14.09.2026 Richiesta di informazioni: Mme V. Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, virginia.lopezsanchez@hug.ch Richiesta del capitolato d'oneri: M. C. Clerc, RH adjointe, cedric.clerc@hug.ch Il vostro dossier di candidatura deve comprendere una lettera che dimostri la vostra motivazione, il vostro curriculum vitae, le copie dei diplomi e delle attestazioni richieste per il posto e gli ultimi 2 certificati di lavoro. Questo annuncio si rivolge indistintamente a donne e uomini. Desiderando impegnarsi nella lotta contro la disoccupazione, gli HUG incoraggiano le candidature provenienti dall'Office cantonal de l'emploi. Solo le candidature inviate tramite la piattaforma di reclutamento saranno prese in considerazione. Le candidature cartacee e via mail non saranno trattate. Con oltre 13'000 collaboratori e collaboratrici che rappresentano 160 professioni, gli Hôpitaux Universitaires de Genève sono un istituto di riferimento a livello nazionale e internazionale. Per saperne di più sulla nostra istituzione, prendetevi qualche minuto per consultare la nostra retrospettiva 2025 cliccando qui. Il posto è ricollegato al Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent che ha la missione di offrire cure di qualità e adattate ai bisogni delle donne in ogni fase della loro vita e ai problemi di salute con cui si confrontano i neonati, i bambini e gli adolescenti dalla nascita fino all'età di 16 anni. Lavora allo sviluppo di prestazioni all'avanguardia e di poli di competenza specialistica. Il servizio di pediatria generale si occupa dei problemi di salute dei neonati, dei bambini e degli adolescenti fino alla fine della loro crescita e contribuisce al mantenimento della salute. Assicura inoltre il coordinamento e la formazione postgraduata dei medici pediatri.